Definición
El Archivo General de la Universidad de Burgos es el servicio universitario de apoyo a la administración, la docencia y la investigación que tiene encomendada la gestión, la organización, el control, el acceso, la difusión y la conservación del Patrimonio Documental Universitario.
Los Estatutos de la Universidad establecen en su artículo 209:
El Archivo Universitario está constituido por toda la documentación emanada de la actividad académica, científica y administrativa de la Universidad de cualquier naturaleza, época y soporte material, en el marco de un sistema de gestión único, cuya finalidad es proporcionar acceso a la documentación a todos los miembros de la comunidad universitaria y contribuir a la racionalización y calidad del sistema universitario.
La Universidad tenderá a la implantación del sistema archivístico, integrando en él los archivos histórico y administrativos, para la mejor consecución de los fines expuestos y de acuerdo con la normativa vigente.
Adscripción y rango
El Archivo General se define como una unidad orgánica y funcional diferenciada dentro de la estructura universitaria y adscrita a la Secretaría General.
Sistema de Gestión Integral de Documentos
La implantación de un sistema de gestión documental es un paso decisivo de cualquier organización dentro de su política de calidad y mejora continua: permite perfeccionar los métodos de información de la institución, optimizando su gestión y la recuperación de la información, y, por consiguiente, convertirse en una herramienta de apoyo a todas las unidades para mejorar sus resultados.
La gestión integral de documentos es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos y archivísticos necesarios, desde la creación o recepción de los documentos en los Archivos de Gestión
hasta su destrucción o conservación en el Archivo General, es decir, durante el ciclo de vida completo de los documentos.
El Sistema de Gestión Integral de Documentos tiene como finalidad tanto proporcionar economía y eficacia a las unidades productoras, descargándolas lo antes posible de aquella documentación que no precisan en el día a día de su gestión, como aplicar desde el comienzo unas prácticas elementales de control, descripción y recuperación de los documentos mediante la utilización de procedimientos normalizados.
El sistema ofrece soluciones organizativas que son coincidentes con las nuevas tendencias de una Administración cada vez más eficie
nte y competitiva en la gestión de sus recursos. En síntesis, se pueden destacar los objetivos siguientes:
- Permitir la consulta y recuperación rápida de los expedientes y documentos en cualquier momento de su evolución o localización en las unidades administrativas, docentes y centros de investigación.
- Asegurar el tratamiento uniforme de la documentación en distintos soportes (papel, microformas, soportes magnéticos y ópticos) y de cualquier naturaleza (planos, carteles, fotografías, etc.).
- Identificar los documentos esenciales de la Universidad y determinar el tipo de protección (duplicado, copia, digitalización, etc.).
- Gestionar los movimientos de fondos y las transferencias de documentos al Archivo Administrativo, según aplicación de los criterios del calendario de conservación.
- Incorporar una regla de conservación o eliminación para cada serie documental, que fija unos plazos de permanencia de la documentación en los distintos archivos hasta su disposición final.
- Y, en general, agilizar todas las operaciones de archivo y rentabilizar los recursos de información universitaria.
La función del archivo se concreta por tanto en tres grandes áreas de actividad: la producción-recepción de los documentos, su conservación-eliminación y su utilización.
Por ello los principales componentes que integran el sistema de gestión documental de la Universidad de Burgos son:
- Un sistema corporativo de clasificación de documentos, uniforme para toda la documentación de la Universidad, cuya plasmación es el Cuadro de Clasificación.
- Un sistema corporativo de conservación y eliminación de documentos para establecer su período de permanencia en cada fase de archivo y su destino final, que se materializa en el Calendario de Conservación de documentos.
- Un sistema corporativo de descripción de documentos para recuperar y acceder a la información en cualquier soporte y formato en que ésta se presente, que se concreta en la elaboración de los instrumentos de descripción pertinentes (inventarios, catálogos, etc.).
