Los Estatutos de la Universidad de Burgos aprobados por Acuerdo 262/2003, de 26 de diciembre, de la Junta de Castilla y León y el Reglamento del Archivo Universitario aprobado por la Junta de Gobierno el 31 de enero de 2002 han establecido y desarrollado las funciones y servicios que debe prestar el Archivo General de la Universidad. Como consecuencia de la adaptación de toda la normativa universitaria a las disposiciones legales surgidas al amparo de la Ley Orgánica de Universidades es necesaria la elaboración del nuevo marco normativo que regule el buen funcionamiento del Archivo General de la Universidad de Burgos y que responda a las nuevas tendencias de tratamiento de la documentación y de las condiciones para su acceso, difusión y consulta, con el objetivo último de que éste sea, además de un centro de conservación, un servicio a toda la comunidad universitaria, especialmente con fines de investigación y difusión.

CAPÍTULO I. Definición, ámbito y funciones del Archivo General

Artículo 1. Definición y objetivos.

1.  El Archivo General de la Universidad de Burgos es la unidad administrativa encargada de la organización, conservación y difusión del patrimonio documental de la Universidad.

2.  Asimismo se entiende por Archivo General el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Universidad y por los miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de su actividad académica, científica y administrativa, que constituye su patrimonio documental.

3.  Son objetivos del Archivo General la organización y conservación del patrimonio documental, así como prever y satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa, atendiendo el derecho a acceder a la misma y facilitando su uso dentro del marco normativo existente.

Artículo 2. Documento.

Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional u otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, que constituyen el testimonio de los fines y actividades propios de la Universidad de Burgos. Quedan excluidas de esta consideración las obras de creación e investigación editadas y las que por su índole formen parte del patrimonio bibliográfico de la Universidad.

Artículo 3. Patrimonio documental.

1.  Forman parte del patrimonio documental de la Universidad los documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por:

a)  Los órganos de gobierno de la Universidad.

b)  Los Centros, Departamentos, e Institutos Universitarios propios de la Universidad.

c)  Las personas físicas al servicio de la Universidad en el ejercicio de su actividad administrativa, docente e investigadora.

d)  Las personas físicas o jurídicas, ajenas a la Universidad, en el desarrollo de actividades delegadas o contratadas por ésta.

e)  Las personas jurídicas participadas mayoritariamente por la Universidad.

2.  Asimismo, formarán parte del Archivo General los fondos documentales que se incorporen en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

Artículo 4. Funciones.

Son funciones del Archivo General:

a)  La recepción, conservación y puesta a disposición de los usuarios de la documentación que tenga depositada.

b)  El establecimiento de las directrices del sistema archivístico de la Universidad.

c)  El establecimiento de los procedimientos para las transferencias, las consultas y los préstamos de documentos.

d)  La elaboración de instrucciones técnicas para la correcta gestión, organización, descripción, conservación e instalación de los fondos documentales del Archivo General.

e)  La identificación y valoración de las series documentales.

f)   La confección de los instrumentos de descripción necesarios para recuperar la información.

g)  La participación en programas de cooperación y convenios que potencien el desarrollo del Archivo General.

h)  La promoción de actividades que se consideren convenientes para integrar el Archivo General en la vida académica y cultural de la Universidad.

i)   La elaboración y propuesta, para su aprobación o reforma, del Reglamento del Archivo General.

Artículo 5. Adscripción.

El Archivo General queda adscrito a la Secretaría General de la Universidad, correspondiendo al Secretario General su coordinación y custodia.