Universidad de Burgos
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Calendario AGUBU
     
 

 

 

 

 

Clasificación

J103 PRUEBAS PARA EL ACCESO A LA UNIVERSIDAD

 

Procedencia

Servicio de Gestión Académica. Negociado de Acceso

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 26/10/2006

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

1 año

-

Conservación parcial

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasConservación permanente:  Actas de la Comisión Organizadora,  Actas de COU/REM, Certificación de los estudiantes que se presentan a las pruebas, Acuerdo de composición de los Tribunales e instrucciones a los mismos por parte de la Comisión Organizadora, modelos de examen y criterios de corrección, reclamaciones y recursos, Actas definitivas(*).

Exámenes (muestreo): se hará de forma aleatoria (3 ejemplares de cada tipo documental, de cada asignatura, siempre que los haya, de las convocatorias de junio y septiembre, procurando elegir un examen suspenso, uno aprobado y otro con buena nota). El muestreo se realizará en la unidad productora antes de su transferencia al Archivo General.

Acceso

Restringido: 50 años para aquellos tipos documentales que contengan datos académicos de carácter personal.

Libre: en el caso de documentos de carácter público. Estadísticas.

 

 

 

 

 

Clasificación

J109 ACCESO MAYORES DE 25 AÑOS

 

Procedencia

Servicio de Gestión Académica. Negociado de Acceso

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 26/10/2006

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

1 año

-

Conservación parcial

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasConservación permanente:  Actas de calificaciones de las pruebas (*), Nombramientos de los Tribunales e instrucciones a los mismos por parte de la Comisión Organizadora, modelos de examen y criterios de corrección, reclamaciones y recursos.

Exámenes (muestreo): se hará de forma aleatoria (3 ejemplares de cada tipo documental, de cada asignatura, siempre que los haya, de las convocatorias de junio y septiembre, procurando elegir un examen suspenso, uno aprobado y otro con buena nota). El muestreo se realizará en la unidad productora antes de su transferencia al Archivo General

Acceso

Restringido: 50 años para aquellos tipos documentales que contengan datos académicos de carácter personal.

Libre: en el caso de documentos de carácter público. Estadísticas.

 

 

 

 

Clasificación

J130 EXPEDIENTES DE BECAS DE CARÁCTER GENERAL

 

Procedencia

Servicio de Gestión Académica. Negociado de Becas

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 26/10/2006

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

1 año

5 años

Conservación parcial

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasConservación permanente: Convocatorias, Actas del Jurado de Selección de becarios, listados de adjudicación, acreditaciones de becario y, en general, toda la documemtación con relevancia informativa, recapitulativa o de interpretación de una campaña concreta de becas, expedientes objeto de recurso.

Documentación a eliminar: la subserie de solicitudes, de la que sólo se conservarán muestras de los distintos impresos según modalidades y variantes temporales.

Acceso

Restringido: 50 años para aquellos tipos documentales que contengan datos académicos de carácter personal.

Libre: en el caso de documentos de carácter público. Listados.

 

 

 

 

Clasificación

J123 EXPEDIENTES DE ALUMNOS

 

Procedencia

Secretarías de Centros

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 17/12/2007

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Mixto

Hasta el cierre del expediente

-

Conservación permanente

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasTodo el expediente es de conservación permanente, tanto los documentos en papel, como la información contenida en soporte electrónico.

Papel: se conservará en los depósitos del Archivo General.

Soporte electrónico: documentación contenida en la aplicación GAUSS. Se deben aplicar las medidas oportunas de conservación y migración de la información que sean necesarias. Se conserva en los servidores de la Universidad establecidos para tal fin por el Servicio de Informática y Comunicaciones. Se realizan las copias de segurida de la aplicación.

Acceso

Restringido: 50 años para todo el expediente por contener datos de carácter personal.

 

 

 

 

Clasificación

J115 CONVALIDACIONES Y ADAPTACIONES

 

Procedencia

Secretarías de Centros

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 17/12/2007

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

Hasta fin de estudios

-

Eliminación total

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasSe puede proceder a la destrucción total cuando el estudiante se haya graduado en los estudios correspondientes o cuando hayan transcurrido dos años sin que se haya formalizado la matrícula.

Excepción: Tanto la solicitud de convalidación como la resolución y la certificación académica de las calificaciones obtenidas en los estudios universitarios cursados en otra universidad, que sí son documentos de conservación permanente, se deben incorporar al Expediente académico del alumno.

Se recomienda devolver al alumno los programas de asignaturas aportados para las convalidaciones, reflejando un plazo de recogida en la notificación de la resolución cuando se le envía a su domicilio, o cuando se publique en los Tablones Oficiales del Centro.

Acceso

Restringido: 50 años para todo el expediente por contener datos de carácter personal.

 

 

 

 

Clasificación

K129 EXÁMENES

 

Procedencia

Departamentos

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 17/12/2007

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

2 años

-

Eliminación total

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasNotas: Los profesores deberán conservar los exámenes u otros documentos en que se basen las calificaciones durante un periodo mínimo de dos años, a contar desde la publicación de las actas de calificación.

Si se hubiere interpuesto alguna reclamación o recurso, los exámenes y documentos afectados deberán conservarse hasta la resolución definitiva del último recurso.

Acceso

Durante el período de vigencia administrativa, el acceso a los exámenes será restringido al interesado y a terceros con interés legítimo (profesor, o profesores que intervengan en el proceso de revisión, u otros). El acceso restringido a los modelos de exámenes se mantendrá durante un amplio período de tiempo (10 años), para salvaguardar la libertad de cátedra del profesor.

 

 

 

 

Clasificación

D105 E10  PROCESOS SELECTIVOS. PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR

 

Procedencia

Servicio de Recursos Humanos

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 26/11/2009

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

1 año

2 años

Conservación parcial

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasConservación permanente toda la serie a excepción de la documentación presentada por aquéllos que no hayan obtenido plaza, que podrá eliminarse una vez prescrito el plazo de recogida de documentación que indicaba la convocatoria. Cuando no se haya indicado en la convocatoria, podrá eliminarse a los dos años de la finalización del expediente, una vez prescrito su valor administrativo.

En caso de recurso, deberá conservarse toda la documentación hasta su resolución.

Acceso

Restringido: 50 años para todo el expediente por contener datos de carácter personal.

 

 

 

 

Clasificación

D105 E10  PROCESOS SELECTIVOS. PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR

 

Procedencia

Servicio de Recursos Humanos

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 26/11/2009

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

1 año

2 años

Conservación parcial

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasConservación permanente toda la serie a excepción de la documentación presentada por aquéllos que no hayan obtenido plaza, que podrá eliminarse una vez prescrito el plazo de recogida de documentación que indicaba la convocatoria. Cuando no se haya indicado en la convocatoria, podrá eliminarse a los dos años de la finalización del expediente, una vez prescrito su valor administrativo.

En caso de recurso, deberá conservarse toda la documentación hasta su resolución.

Acceso

Restringido: 50 años para todo el expediente por contener datos de carácter personal.

 

 

 

 

Clasificación

D105 E10  PROCESOS SELECTIVOS. PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR

 

Procedencia

Servicio de Recursos Humanos

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 26/11/2009

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

1 año

2 años

Conservación parcial

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasConservación permanente toda la serie a excepción de la documentación presentada por aquéllos que no hayan obtenido plaza, que podrá eliminarse una vez prescrito el plazo de recogida de documentación que indicaba la convocatoria. Cuando no se haya indicado en la convocatoria, podrá eliminarse a los dos años de la finalización del expediente, una vez prescrito su valor administrativo.

En caso de recurso, deberá conservarse toda la documentación hasta su resolución.

Acceso

Restringido: 50 años para todo el expediente por contener datos de carácter personal.

 

 

 

 

Clasificación

F146  AUDITORÍA INTERNA

 

Procedencia

Servicio de Control Interno

Acuerdo de la Comisión de Archivo: 26/11/2009

 

Conservación

 

 

Soporte

Conservación en la unidad productora

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Ejemplar principal

Papel

6 años

 

Eliminación total

Ejemplar secundario

 

 

 

 

 

  NotasLa eliminación se llevará a cabo a los seis años, cuando la documentación haya perdido definitivamente su valor administrativo-fiscal ya que el documento original se inscribe en otras series documentales distintas.

Muestreo: Sin embargo se realizará un muestreo seleccionando de forma aleatoria un informe de cada tipo y año, como evidencia informativa de la función realizada por el Servicio a lo largo de los años. El muestreo será llevado a cabo por el Servicio de Control Interno y se transferirá al Archivo General junto con el Acta de Eliminación de los documentos expurgados.

Acceso

Restringido: Mientras permanezca el valor administrativo-fiscal

 

 

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