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Procedimiento de clasificación de documentos

Las oficinas tomarán del Cuadro aquella parte que afecte a sus documentos y las series de  expedientes que allí se tramitan.

Para clasificar un documento hay que comenzar por determinar a cuál de las doce clases señaladas pertenece el documento en cuestión. A partir de esta primera elección, habrá que localizar una subclase que responda a la actividad a que hace referencia el documento, hasta encontrar la división precisa del asunto que trata.

La categoría que escojamos debe ser aquella que recoja con mayor concreción el asunto al que hace referencia el documento que nos proponemos clasificar.

Por ejemplo, la clasificación de la relación de puestos de trabajo de la UBU, sigue el proceso siguiente:

A100 ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN

A108 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

A113 Estructura orgánica y funcional

A115 Relación de puestos de trabajo

Este proceso se basa en el siguiente razonamiento, a partir de la estructura del Cuadro de clasificación:

El documento de la relación de puestos de trabajo de la UBU, ¿a cuál de las doce clases de documentos del Cuadro de clasificación pertenece?

A100 ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN

Los documentos de esta clase se dividen, a su vez, en estas subclases:

A101 DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS

A102 ORGANIZACIÓN Y GOBIERNO

A108 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

A124 GESTIÓN DE LA CALIDAD

¿A cuál de estas subclases pertenece el documento mencionado?

A108 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Dentro de este nivel existen más divisiones, ¿a cuál de ellas pertenece el documento?

A109 Políticas y procedimientos

 A113 Estructura orgánica y funcional

A117 Reuniones administrativas y sesiones de trabajo

A118 Memorias

Por debajo de este nivel, aún hay otras divisiones que hacen referencia a documentos concretos. Aquí se clasifica el documento en cuestión:

A114 Plantilla

 A115 Relación de puestos de trabajo

A116 Organigrama funcional

Si existen dudas sobre la elección del código asignado, es aconsejable consultar las definiciones que acompañan las entradas del Cuadro de Clasificación.

En el caso de que un mismo documento incluya varios asuntos, se procederá de la manera siguiente:

  • Cuando existe abierto un expediente al que hace referencia uno de los asuntos del contenido del documento, éste se clasificará bajo el código de dicho expediente y se incluirá en el mismo.
  • Cuando el contenido del documento hace referencia a varios asun­tos, y no existe expediente abierto para ninguno de ellos, la Unidad deberá priorizar la categoría con mayor relevancia de acuerdo con las funciones que tiene encomendadas.

Cuanto más genérica o diversa sea la información respecto a un asunto, más se permanecerá en una división superior de cuadro; cuanto más precisa y completa sea, más se descenderá para definirla.

Para una actividad en concreto, documentos, expedientes y series comparten una misma categoría de clasificación, lo que proporciona la necesaria coherencia en el actuar de la administración universitaria. Por tanto, en general, el código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los documentos que contiene. Si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, éstos pueden clasificarse con subdivisiones.

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