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La valoración de los documentos electrónicos no se limita a establecer un plazo de conservación, sino que asume el compromiso de definir las condiciones de conservación de los documentos.


Software y hardware

En la conservación de documentos electrónicos hay que plantearse qué hacer con el software y el hardware cuando los documentos se han creado en aplicaciones propietarias. Existen dos alternativas, la conservación o la migración.
 
La conservación se presenta viable en períodos de conservación no superiores a 5 años, con revisiones anuales con el fin de garantizar su mantenimiento.
 
La migración incluye tanto el copiar documentos de forma periódica en nuevos soportes de grabación, del mismo o de diferentes tipos, como pasar información de un formato a otro más actual. La estrategia de migraciones debe registrar los datos de cada migración para garantizar que no hay pérdida de datos. Los metadatos y la información sobre el contexto de utilización del documento electrónico deben conservarse también, así como las relaciones entre ambos si éstos no estuvieran embebidos en el propio documento.
 
Se recomienda conservar los documentos independientemente de los sistemas en que se produjeron, pues la duración de aquéllos es siempre mayor.
 
Formatos

Al formular la resolución final de conservación o eliminación, es necesario asumir que los formatos electrónicos no tienen las mismas cualidades de longevidad que sus equivalentes en papel o microfilm. No se garantiza más que una media de cinco años de conservación estable para la mayoría de formatos electrónicos, lo cual obliga a una política de migraciones periódicas. Por tanto habrá que establecer un calendario de revisión y migración y mantenerse informado sobre los cambios que se produzcan en dichos formatos o las alternativas que surjan.
 
La mejor opción es utilizar formatos abiertos, independientes de cualquier entorno de software o hardware concreto.


Los formatos recomendados son:

  • de texto: .txt, .pdf/A (ISO 19005-1:2005), .xml, .html
  • de datos estructurados: .xml, .mimi
  • gráficos: .jpg, ISO10918, .tif, fax
  • vectoriales: .cgm
     

Soportes

Los elementos clave en relación con la conservación de los soportes son la accesibilidad, la legibilidad, la perdurabilidad y la preservación de la autenticidad. Se debe almacenar la información en un soporte normalizado y perdurable, el que sea más adecuado a las necesidades de conservación a corto, medio o largo plazo.
 
Considerando que los soportes de almacenamiento magnético pueden ser modificados o borrados, es preferible el empleo de soportes de almacenamiento óptico no reescribible, como es el caso de los CD-R y DVD-R del tipo WORM (múltiple lectura única escritura), no modificables por tanto, que permiten satisfacer requisitos de archivo, constituyen un soporte longevo a medio y largo plazo, tienen gran capacidad de almacenamiento y permiten el acceso directo a la información.

Acceso a largo plazo

Para que los documentos electrónicos puedan utilizarse a largo plazo, se deben conservar documentos auténticos, accesibles e inteligibles en un contexto de constantes cambios tecnológicos.


El sistema y los formatos que contienen los documentos no han de ser necesariamente los mismos que se utilicen para acceder a ellos. Existen diversas opciones según las necesidades de acceso previstas:
 

  • Los documentos se mantienen en la aplicación original porque el productor los necesita a largo plazo para desempeñar sus funciones. En este caso los documentos que no sean de conservación permanente serán destruidos de acuerdo al calendario de conservación.
     
  • Los documentos de conservación permanente que ya no se utilizan y sus metadatos se copian en ficheros históricos, con dos posibilidades:
     
    • en el formato del sistema originario, y se borran de la aplicación. Cuando se producen cambios tecnológicos, los ficheros se convierten al nuevo software o nueva versión para su posible consulta en la aplicación original.
       
    • se almacenan en un formato independiente de cualquier software (en ficheros planos). Los formatos y la estructura de datos de los ficheros planos están especificados y relacionados con los documentos concretos, y existen funciones establecidas para la importación automática de vuelta al sistema originario. Los ficheros planos han de convertirse sólo cuando este formato deje de ser accesible o resulte poco práctico.
       
  • Los documentos de conservación permanente y sus metadatos se copian en ficheros históricos y se almacenan en un formato independiente de cualquier software (en ficheros planos). Los ficheros planos se almacenan en un formato como el XML con su correspondiente DTD, documentando así su propia estructura de datos. Así pueden exportarse a otros sistemas de información para permitir el acceso a los documentos.
     

Deberán implementarse funciones de control de acceso para proteger la información y los documentos que no sean públicos.


En cuanto a los costes de acceso, dependen de una amplia variedad de factores, pero en general, se puede admitir que serán menores si se utilizan los sistemas, estructuras y procedimientos habituales.

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