Universidad de Burgos
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  1. Establecer modelos y plantillas de documentos normalizados para los tipos documentales de uso habitual  (por ejemplo: cartas, actas, informes, memorias, instancias, etc.). Esta buena práctica proporciona mayor consistencia a los documentos que produce la Universidad, facilita su identificación y contribuye a la imagen corporativa.
     

  2. Utilizar un número limitado de formatos para la producción, intercambio, distribución y conservación de los documentos de archivo; siempre que sea posible, se optará por formatos no propietarios y/o estandarizados.
     

  3. Criterios para la conservación o eliminación con vistas a su aplicación en el trabajo diario por parte del personal de oficina responsable de su producción:

    - Se recomienda conservar : los documentos modelo, formularios y plantillas; la última versión de los documentos de actualización periódica y las versiones definitivas o relevantes de documentos complejos o compuestos.

    - Se recomienda eliminar lo antes posible: los borradores y notas, los documentos cuyo original se tramite en soporte papel, los duplicados y, en general, todos aquellos que hayan sido declarados como documento a eliminar en su correspondiente regla de valoración
     

  4. Archivar en el ordenador personal o de uso compartido en red aquellos documentos que se hayan de conservar, haciendo uso de la estructura de directorios del ordenador  para la creación de carpetas, subcarpetas y ficheros de acuerdo con un sistema normalizado para nombrarlos, basado en el cuadro de clasificaciónEste enlace se abrirá en una ventana emergente de documentos de archivo de la Universidad. Esta buena práctica facilita la aplicación de los criterios de agrupación documental para la creación de los expedientes que constituyen las series documentales producidas por las oficinas de gestión.
     
  5. Transferir al Archivo los documentos electrónicos en soporte óptico, con la misma estructura de carpetas y subcarpetas antes indicada , en el plazo establecido en el calendario de transferencia para cada serie documental, junto con la información relativa al software y versión con que fueron creados, así como toda aquella información adicional y metadatos relevantes para documentar el contexto de creación y sus especificaciones técnicas.
     

  6. Aplicar las reglas de conservación , de acuerdo con los estudios de valoración de series documentales y los dictámenes establecidos que afecten a los documentos de archivo ofimáticos. Si su plazo de conservación es corto (menos de cinco años desde su fecha de producción), podrán guardarse en el formato propietario con el que fueron creados, para proceder a su eliminación en el plazo establecido. En el caso de conservación a medio o largo plazo, se optará por la utilización de formatos abiertos y/o por la conversión/migración periódica de los datos a formatos abiertos, en el caso de haber utilizado en origen formatos propietarios.
     

  7. Al igual que cualquier otro tipo de documento de archivo producido o reunido por la universidad en el cumplimiento de sus fines, los documentos de archivo ofimáticos serán objeto de descripción y tratamiento archivístico , con la particularidad de requerir metadatos específicos y políticas de conversión o migración periódicas, en el caso de que sea necesario preservarlos más allá del periodo medio de obsolescencia de los programas informáticos y de los formatos en los que han sido creados.

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