Universidad de Burgos
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  Archivo General

Definición
 
El Archivo General de la Universidad de Burgos es el servicio universitario de apoyo a la administración, la docencia y la investigación que tiene encomendada la gestión, la organización, el control, el acceso, la difusión y la conservación del Patrimonio Documental Universitario.

Los Estatutos de la Universidad establecen en su artículo 209:

El Archivo Universitario está constituido por toda la documentación emanada de la actividad académica, científica y administrativa de la Universidad de cualquier naturaleza, época y soporte material, en el marco de un sistema de gestión único, cuya finalidad es proporcionar acceso a la documentación a todos los miembros de la comunidad universitaria y contribuir a la racionalización y calidad del sistema universitario.
 

La Universidad tenderá a la implantación del sistema archivístico, integrando en él los archivos histórico y administrativos, para la mejor consecución de los fines expuestos y de acuerdo con la normativa vigente.
 

Adscripción y rango
 

El Archivo General se define como una unidad orgánica y funcional diferenciada dentro de la estructura universitaria y adscrita a la Secretaría General.
 
Sistema de Gestión Integral de Documentos

 La implantación de un sistema de gestión documental es un paso decisivo de cualquier organización dentro de su política de calidad y mejora continua: permite perfeccionar los métodos de información de la institución, optimizando su gestión y la recuperación de la información, y, por consiguiente, convertirse en una herramienta de apoyo a todas las unidades para mejorar sus resultados.

La gestión integral de documentos es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos y archivísticos necesarios,  desde la creación o recepción de los documentos en los Archivos de Gestión hasta su destrucción o conservación en el Archivo General, es decir, durante el ciclo de vida completo de los documentos.

El Sistema de Gestión Integral de Documentos tiene como finalidad tanto proporcionar economía y eficacia a las unidades productoras, descargándolas lo antes posible de aquella documentación que no precisan en el día a día de su gestión, como aplicar desde el comienzo unas prácticas elementales de control, descripción y recuperación de los documentos mediante la utilización de procedimientos normalizados.

El sistema ofrece soluciones organizativas que son coincidentes con las nuevas tendencias de una Administración cada vez más eficie compacto nte y competitiva en la gestión de sus recursos. En síntesis, se pueden destacar los objetivos siguientes:

  • Permitir la consulta y recuperación rápida de los expedientes y documentos en cualquier momento de su evolución o localización en las unidades administrativas, docentes y centros de investigación.
  • Asegurar el tratamiento uniforme de la documentación en distintos soportes (papel, microformas, soportes magnéticos y ópticos) y de cualquier naturaleza (planos, carteles, fotografías, etc.).
  • Identificar los documentos esenciales de la Universidad y determinar el tipo de protección (duplicado, copia, digitalización, etc.).
  • Gestionar los movimientos de fondos y las transferencias de documentos al Archivo Administrativo, según aplicación de los criterios del calendario de conservación.
  • Incorporar una regla de conservación o eliminación para cada serie documental, que fija unos plazos de permanencia de la documentación en los distintos archivos hasta su disposición final.
  • Y, en general, agilizar todas las operaciones de archivo y rentabilizar los recursos de información universitaria.


La función del archivo se concreta por tanto en tres grandes áreas de actividad: la producción-recepción de los documentos, su conservación-eliminación y su utilización.
Por ello los principales componentes que integran el sistema de gestión documental de la Universidad de Burgos son:

  1. Un sistema corporativo de clasificación de documentos, uniforme para toda la documentación de la Universidad, cuya plasmación es el Cuadro de Clasificación.
  2. Un sistema corporativo de conservación y eliminación de documentos para establecer su período de permanencia en cada fase de archivo y su destino final, que se materializa en el Calendario de Conservación de documentos.
  3. Un sistema corporativo de descripción de documentos para recuperar y acceder a la información en cualquier soporte y formato en que ésta se presente, que se concreta en la elaboración de los instrumentos de descripción pertinentes (inventarios, catálogos, etc.).

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