Universidad de Burgos
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Los Estatutos de la Universidad de Burgos aprobados por Acuerdo 262/2003, de 26 de diciembre, de la Junta de Castilla y León y el Reglamento del Archivo Universitario aprobado por la Junta de Gobierno el 31 de enero de 2002 han establecido y desarrollado las funciones y servicios que debe prestar el Archivo General de la Universidad. Como consecuencia de la adaptación de toda la normativa universitaria a las disposiciones legales surgidas al amparo de la Ley Orgánica de Universidades es necesaria la elaboración del nuevo marco normativo que regule el buen funcionamiento del Archivo General de la Universidad de Burgos y que responda a las nuevas tendencias de tratamiento de la documentación y de las condiciones para su acceso, difusión y consulta, con el objetivo último de que éste sea, además de un centro de conservación, un servicio a toda la comunidad universitaria, especialmente con fines de investigación y difusión.


CAPÍTULO I. Definición, ámbito y funciones del Archivo General


Artículo 1. Definición y objetivos.

1.  El Archivo General de la Universidad de Burgos es la unidad administrativa encargada de la organización, conservación y difusión del patrimonio documental de la Universidad.

2.  Asimismo se entiende por Archivo General el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Universidad y por los miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de su actividad académica, científica y administrativa, que constituye su patrimonio documental.

3.  Son objetivos del Archivo General la organización y conservación del patrimonio documental, así como prever y satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa, atendiendo el derecho a acceder a la misma y facilitando su uso dentro del marco normativo existente.


Artículo 2. Documento.

Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional u otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, que constituyen el testimonio de los fines y actividades propios de la Universidad de Burgos. Quedan excluidas de esta consideración las obras de creación e investigación editadas y las que por su índole formen parte del patrimonio bibliográfico de la Universidad.


Artículo 3. Patrimonio documental.

1.  Forman parte del patrimonio documental de la Universidad los documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por:

a)  Los órganos de gobierno de la Universidad.

b)  Los Centros, Departamentos, e Institutos Universitarios propios de la Universidad.

c)  Las personas físicas al servicio de la Universidad en el ejercicio de su actividad administrativa, docente e investigadora.

d)  Las personas físicas o jurídicas, ajenas a la Universidad, en el desarrollo de actividades delegadas o contratadas por ésta.

e)  Las personas jurídicas participadas mayoritariamente por la Universidad.

2.  Asimismo, formarán parte del Archivo General los fondos documentales que se incorporen en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.


Artículo 4. Funciones.

Son funciones del Archivo General:

a)  La recepción, conservación y puesta a disposición de los usuarios de la documentación que tenga depositada.

b)  El establecimiento de las directrices del sistema archivístico de la Universidad.

c)  El establecimiento de los procedimientos para las transferencias, las consultas y los préstamos de documentos.

d)  La elaboración de instrucciones técnicas para la correcta gestión, organización, descripción, conservación e instalación de los fondos documentales del Archivo General.

e)  La identificación y valoración de las series documentales.

f)   La confección de los instrumentos de descripción necesarios para recuperar la información.

g)  La participación en programas de cooperación y convenios que potencien el desarrollo del Archivo General.

h)  La promoción de actividades que se consideren convenientes para integrar el Archivo General en la vida académica y cultural de la Universidad.

i)   La elaboración y propuesta, para su aprobación o reforma, del Reglamento del Archivo General.


Artículo 5. Adscripción.

El Archivo General queda adscrito a la Secretaría General de la Universidad, correspondiendo al Secretario General su coordinación y custodia.

 

CAPÍTULO II. Organización y funcionamiento del Archivo General


Artículo 6. Configuración.

El Archivo General se constituye como un Sistema de Archivos que abarca todas las fases del ciclo de vida de los documentos desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, incluyendo los Archivos de Gestión, el Archivo Intermedio y el Archivo Histórico.


Artículo 7. Archivos de Gestión.

1.  Los Archivos de Gestión son los ubicados y dependientes de las unidades productoras. Los forman los documentos administrativos desde su génesis hasta el final de su tramitación. Estos documentos permanecen en las oficinas durante su período de vigencia administrativa, transcurrido el cual serán transferidos al Archivo General.

2.  La conservación y custodia de los documentos existentes en los Archivos de Gestión, así como su transferencia organizada y sistemática a los depósitos del Archivo General es obligación de los responsables de las unidades en las que se integren, que asumirán las funciones generales de gestión de los documentos de acuerdo con las directrices que establezca el Responsable del Archivo General.


Artículo 8. Archivo Intermedio.

El Archivo General, como Archivo Intermedio, reunirá los documentos transferidos desde los diferentes Archivos de Gestión que permanecerán en él hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico. En esta fase se procederá al expurgo y eliminación de aquella documentación que haya perdido completamente su valor administrativo y carezca de un valor histórico que justifique su conservación permanente.


Artículo 9. Archivo Histórico.

1.  El Archivo General, como Archivo Histórico, recogerá los documentos que deban conservarse permanentemente.

CAPÍTULO III. Gestión de la documentación


Sección 1ª: Tratamiento técnico


Artículo 10. Clasificación de documentos.

El patrimonio documental de la Universidad se organiza desde los Archivos de Gestión de acuerdo con un Cuadro de Clasificación general, de carácter funcional, que permite la recuperación global de la información a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.


Artículo 11. Transferencia de documentos.

1.  La transferencia de los documentos de los Archivos de Gestión a los depósitos del Archivo General se hará a cargo de los Centros, Departamentos y Servicios de acuerdo con un calendario elaborado por el Responsable del Archivo y los responsables de las unidades productoras de documentación.

2.  Los documentos objeto de transferencia deberán ser originales o copias únicas y estarán organizados de acuerdo con lo establecido en el Cuadro de Clasificación previsto en el artículo precedente.


Artículo 12. Calendario de conservación.

1.  El Responsable del Archivo General elaborará propuestas de valoración sobre períodos de conservación, accesibilidad y disposición final de cada una de las series documentales que genera la Universidad. Estas propuestas se elevarán para su aprobación a la Comisión de Archivo.

2.  Los acuerdos de la Comisión de Archivo sobre la conservación y eliminación de documentos se recogerán en el Calendario de Conservación.


Artículo 13. Instrucciones técnicas.

El Responsable del Archivo General dictará las instrucciones técnicas sobre la transferencia de documentos, así como sobre la organización de la documentación y la elaboración de instrumentos de control y descripción.


Sección 2ª: De la preservación y conservación de los documentos


Artículo 14. Medidas preventivas.

El Responsable del Archivo General impulsará las medidas preventivas necesarias para evitar la degradación de la documentación, mantenerla en óptimas condiciones y para asegurar su preservación. La documentación depositada en el Archivo General deberá conservarse de acuerdo con las condiciones ambientales idóneas para la perdurabilidad de los distintos tipos de soportes.


Artículo 15. Programa de documentos esenciales.

El Responsable del Archivo General elaborará un programa de documentos esenciales que garantice su seguridad ante posibles incidencias que pudieran poner en peligro la documentación calificada como de singular relevancia.


Sección 3ª: Acceso y reproducción de documentos


Artículo 16. Criterios de accesibilidad.

1.  Los criterios de accesibilidad de cada una de las series que constituyen el patrimonio documental de la Universidad serán fijados por la Comisión de Archivo de conformidad con la legislación vigente.

2.  El acceso a los documentos originales queda subordinado a su conservación. El Responsable del Archivo General establecerá los requisitos a seguir en los casos en que exista riesgo para la conservación de los mismos.


Artículo 17. Consulta y préstamos internos. 
1.  La documentación administrativa podrá ser consultada por los miembros de la Universidad atendiendo a las limitaciones que contempla la legislación vigente.

2.  El Archivo General podrá efectuar préstamos internos de la documentación, para facilitar su consulta y agilizar los trámites administrativos, a las oficinas y dependencias que la hayan transferido o a las que hayan heredado sus funciones.

3.  Para obtener documentación en préstamo la unidad solicitante cumplimentará el correspondiente impreso de solicitud. La documentación prestada debe ser devuelta al Archivo General una vez examinada. El Archivo General podrá reclamar por escrito los documentos no devueltos.


Artículo 18. Consultas externas. 
1.  En casos concretos, y con la debida autorización del Secretario General, los particulares ajenos a la comunidad universitaria podrán consultar la documentación con sujeción a los plazos y demás requisitos establecidos en la normativa correspondiente.

2.  Las consultas externas podrán llevarse a cabo con carácter gratuito en las instalaciones que se acondicionen al efecto o a través de la entrega de copias a cargo del solicitante.


Artículo 19. Salida de documentos de la Universidad. 
1.  Los documentos del Archivo General sólo podrán salir de las dependencias de la Universidad previa autorización del Secretario General, cuando sean solicitados para exposiciones o muestras, para ser sometidos a procesos de restauración o reproducción seriada, o para ser presentados en los Tribunales de Justicia.

2.  Cuando un expediente haya de ser remitido a los Tribunales de Justicia o a un organismo público, se dejará copia autorizada en el Archivo General.


Artículo 20. Compulsas y certificaciones de la documentación. 
El Archivo General no compulsará ni expedirá certificaciones de la documentación administrativa que conserve, correspondiendo estas funciones, según los casos, a los servicios administrativos generadores de la documentación o a la Secretaría General de la Universidad.

 

CAPÍTULO IV. Comisión de Archivo


Artículo 22. Definición y funciones. 
1.  La Comisión de Archivo de la Universidad de Burgos es el órgano colegiado dependiente de la Secretaría General que tiene encomendadas las siguientes funciones:

a)  Proceder a la identificación y análisis de todas las series y tipologías documentales que generan los órganos de gobierno, Centros, Departamentos y Servicios de la Universidad.

b)  Establecer bajo criterios administrativos, jurídicos e históricos los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad.

c)  Normalizar el proceso de expurgo y eliminación de documentos, dictaminando la forma de disposición final, con el fin de identificar y diferenciar aquellas tipologías que es preciso conservar en atención a su valor informativo y de testimonio, o que son de obligada conservación por Ley, de aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor administrativo.

d)  Proceder a la determinación de aquellos documentos, generados en la Universidad, que por su especial relevancia merecen ser calificados como documentos esenciales.

2.  Los acuerdos de la Comisión de Archivo serán de aplicación general.


Artículo 23. Composición. 
1.  La Comisión de Archivo estará compuesta por:

a)  El Secretario General, o persona en quien delegue, que la preside.

b)  El Responsable del Archivo General, que actuará como Secretario.

c)  2 profesores pertenecientes a los cuerpos docentes universitarios.

d)  Un Responsable perteneciente a las unidades o servicios administrativos de la Universidad.

e)  Un letrado de la Asesoría Jurídica.

2.  Los miembros establecidos en las letras c), d) y e) serán nombrados por el Rector por un período de cuatro años a propuesta del Secretario General.

 

 

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