Universidad de Burgos
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La difusión de la información, junto con la conservación, son los objetivos de todo archivo. Se prestará la documentación que las oficinas productoras soliciten, siempre que haya transcurrido un tiempo mínimo, desde su transferencia al archivo, que haya permitido su integración en el conjunto documental.
 
Cuando una unidad administrativa necesite un expediente, podrá solicitarlo por teléfono o bien de forma telemática a través de la solicitud de préstamo disponible en esta página.  Se proporcionarán los datos fundamentales que identifiquen la documentación solicitada, y que serán reflejados en el formulario de préstamo, facilitado por el Archivo. Por ello, es importante que la oficina remitente tenga siempre a mano las relaciones de entrega firmadas y selladas por el Archivo.
 
El control de préstamos se llevará a cabo mediante los formularios, que constan de un original y dos copias. De éstas, una quedará en la unidad de instalación como testigo, la segunda se entregará a la unidad solicitante junto con la documentación, mientras que el original quedará en el Archivo dentro de la carpeta de préstamos pendientes.
 
Sólo se prestarán documentos a la unidad que los haya generado. En el caso de que una unidad solicitara documentos originados por otra, el préstamo se haría a la unidad generadora, quien decidiría a su vez si procede o no el préstamo.
 
Durante el período de préstamo, la custodia y conservación de la documentación prestada recae en el solicitante, en nombre del cual se efectúa el préstamo, exigiéndosele responsabilidades en caso de pérdida, deterioro o modificación de un documento o de un expediente.
 
A principios de cada año se reclamará por escrito la devolución de los expedientes a aquellas oficinas que aún no hayan devuelto la documentación solicitada.
 
Cuando se solicite en préstamo un documento o un expediente depositado en el Archivo General para que vuelva a formar parte de un procedimiento abierto o reiniciado, se considerará, a todos los efectos, que dicha documentación vuelve a encontrarse en su fase activa. La responsabilidad de la custodia pasará de nuevo al archivo de gestión en el  que se originó. A efectos de control, se conservará la copia del formulario de préstamo junto con el documento o expediente, de manera que cuando vuelva a transferirse al Archivo General, quede constancia de ese préstamo.
 
El Archivo respetará siempre la legislación sobre el derecho al acceso a Archivos y Registros recogida en la Constitución y la Ley de Procedimiento Administrativo, así como en la Ley de Secretos Oficiales.
 
Modo de cumplimentar la solicitud de préstamo de documentos

Se rellenará con la información siguiente:

  • Unidad o Servicio: Nombre de la unidad administrativa o servicio a la cual pertenece el solicitante
  • Nombre del solicitante: Nombre de la persona que solicita el préstamo
  • Fecha solicitud: Día, mes y año
  • Núm. préstamo y Fecha de devolución, se cumplimentan por el Archivo General
  • Código del Cuadro de clasificación del documento o expediente que se solicita
  • Documentación solicitada: Título preciso del documento o expediente que se solicita
  • Años: Fechas extremas de la documentación de que se trate
  • Signatura: número de caja donde está depositada la documentación solicitada. Esta signatura aparece reflejada en la copia de la relación de entrega correspondiente que conserva el archivo de gestión. Este dato permite una mayor rapidez y eficacia en la localización de la documentación solicitada en el depósito del Archivo General
  • Observaciones: espacio para reflejar alguna anotación pertinente sobre la documentación solicitada
     

Es obligatorio devolver la documentación con la mayor brevedad posible, una vez finalizada su consulta.

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Resolución recomendada: 1024 x 768