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Selección previa

En todas las unidades existe documentación que ha perdido su valor, por lo que es necesario hacer una selección previa para separarla del resto y proceder a su eliminación. El objetivo es, por un lado, liberar de documentos sobrantes a las unidades administrativas, y por otra, evitar la transferencia de esta documentación al Archivo General, por ser innecesaria su conservación.
 
Esta eliminación conviene realizarla inmediatamente después de cerrarse el trámite de los expedientes para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de oficina. Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo General.
 
Se podrán eliminar los siguientes documentos:

  • Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados. Ej.: copias de actas de órganos de Gobierno cuyos originales se custodian en la Secretaría General o en el Consejo Social.
    Cuando el original sale fuera de la institución, se conservará la copia (en estos casos se recomienda crear dos originales). Del mismo modo se conservará en caso de haberse perdido el original.
    Si existen dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias.
  • Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén bajo la custodia del Servicio de Contabilidad, Presupuestos e investigación.
  • Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (Este último sí se conservará).
  • Los documentos cuyo fin es la elaboración de otros documentos recapitulativos, bien sean estos publicados o no: Memoria de la UBU, memorias de centros, Guía del estudiante, etc. Serán estos últimos los que se conserven.
  • Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.
  • Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.
  • Los documentos impresos y publicaciones institucionales de la UBU (monografías, folletos, carteles, etc.), a excepción de aquellos generados dentro de la propia unidad administrativa como parte de una determinada gestión, en cuyo caso deberán estar incluidos en su expediente correspondiente.
  • La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas.
  • Los catálogos y publicaciones comerciales.
  • Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.
  • La documentación de apoyo informativo (fotocopias de BOE, BOCyL u otras publicaciones oficiales, revistas, dossieres, etc.)
  • La documentación con plazo para ser recogida: presentación a concursos, pruebas, etc.


Para la eliminación de documentos se aconseja utilizar una máquina destructora. En ningún caso se llevarán los documentos al contenedor ya que pueden tener datos de carácter personal que se deben proteger.
 
Correspondencia
La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras. Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango jerárquico superior.
 
Por ejemplo, las notas interiores enviadas por la Gerencia a los distintos servicios se deben conservar en la Gerencia, junto con las respuestas, si las hubiera, de dichos Servicios.
 
Los Servicios guardarán la correspondencia interna que mantengan con unidades administrativas de rango inferior, junto con las correspondientes contestaciones.
 
La correspondencia interna que mantenga una unidad administrativa con unidades de nivel jerárquico superior se deberá conservar en la oficina mientras dicha información sea útil para la gestión administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.

Este criterio de jerarquía se puede emplear siempre que exista seguridad de que la unidad administrativa de rango superior sigue el mismo principio y conserva sistemáticamente la correspondencia interna que mantiene con las unidades inferiores.
 
A este efecto, es necesario que las unidades administrativas no procedan a eliminar correspondencia interna hasta que no tengan la correspondiente autorización del Archivo General. En caso contrario, es preferible que las unidades administrativas de rango inferior conserven la correspondencia interna, aún a riesgo de posibles duplicados.
 
Respecto a la destrucción de documentos originales, sólo se eliminarán aquellos que oficialmente hayan sido autorizados por la Comisión de Archivo de la UBU. Los acuerdos de la Comisión se recogerán en el Calendario de Conservación .

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