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Gestión Académica: GAUSS


La aplicación de Gestión Académica (GAUSS) permite la gestión integral de la vida académica de los alumnos, desde su acceso a la Universidad hasta la finalización de los estudios de doctorado.


Se compone de los siguientes módulos:


  • Acceso a la Universidad para mayores de 25 años
  • Gestión de las pruebas de selectividad
  • Integración con los sistemas de Preinscripción de Distrito Único
  • Preinscripción de titulaciones de Master.
  • Matriculación de Grado y Master en autoservicio (Internet)
  • Gestión de becas
  • Gestión de los expedientes de los alumnos de Grado y Master
  • Expedición de Títulos de Grado y Master
  • Matrícula de Doctorado
  • Gestión de expedientes de Doctorado
  • Expedición de Títulos de Doctorado
  • Matrícula y Gestión del Curso de Aptitud Pedagógica
  • Gestión de los Estudios Propios de la Universidad de Burgos

El Sistema de Gestión Académica (GAUSS) es pionero en la utilización de procesos en autoservicio para los alumnos. En la UBU la matrícula por Internet se implantó para todas las titulaciones, incluyendo los centros adscritos, en el curso 2000-2001.


 Procedimiento de altas/bajas de la aplicación GAUSS


Con objeto de cumplir la legislación relacionada con la seguridad informática y la LOPD, y dado que la aplicación Gauss trata datos de carácter personal, se llevará un registro de usuarios autorizados y nivel de acceso. Los accesos no autorizados del personal para el cual no se haya enviado el correspondiente formulario de solicitud de baja quedarán bajo la responsabilidad del propio usuario y del responsable que firmó la solicitud de Alta.


Solicitud de Alta




Antes de solicitar el acceso a la Aplicación GAUSS, el usuario deberá disponer de los datos de su cuenta de correo electrónico (usuario y password), que le habrán sido entregados por el Servicio de Recursos Humanos al formalizar su contrato.


Además, deberá tener una cuenta de usuario que le permita iniciar sesión en su PC, así como el software necesario. Para ambas cosas, deberá contactar con el Centro de Atención a Usuarios (C.A.U.) en el teléfono 9505.


Posteriormente rellenará el formulario correspondiente, que podrá descargar en esta sección. Dicho formulario deberá ser firmado por el Responsable del Servicio o Unidad de Trabajo donde esté destinado el usuario para el que se solicita el acceso. Se deberán especificar y justificar los motivos de la solicitud y las necesidades de información.

La solicitud se enviará a la Jefa del Servicio de Gestión Académica que informará de forma justificada sobre la conveniencia o no de conceder el acceso a Gauss y de las opciones de menú y el nivel de acceso a los datos que considera más adecuado. Para facilitar el proceso se realizará sobre el mismo formulario.

El formulario se enviará al Encargado interno del Tratamiento (en el caso del fichero de alumnos es el Gerente) que tomará la decisión final sobre la autorización o no de la solicitud.


Si la persona/unidad es autorizada, la Jefa del Servicio de Gestión Académica enviará un documento con las condiciones de acceso a la aplicación de Gestión Académica (Gauss) a todas las personas autorizadas que deberán firmar y enviar un Recibí, que se archivará como evidencia de la comunicación. La Jefa de Servicio de Gestión Académica también archivará los formularios de solicitud de alta. 


Una vez autorizado el acceso, se hará llegar una copia del documento al Servicio de Informática y Comunicaciones por correo interno. En caso de urgencia y con el fin de agilizar el procedimiento, el formulario podrá ser enviado por correo electrónico, no eximiendo esto del envío del original firmado. Una vez recibida la Solicitud en el S.I.C., se efectuará el Alta en la aplicación, comunicándoselo al nuevo usuario por correo electrónico.


Solicitud de Baja




El formulario de Baja, deberá ser rellenado y firmado por el Responsable del Servicio o Unidad de Trabajo, el mismo día en que el usuario al que se refiere, deje de prestar sus servicios en el mismo. El formulario se enviará  a la Jefa del Servicio de Gestión Académica que procederá a actualizar el registro de usuarios autorizados.


Siguiendo el mismo procedimiento que la Solicitud de Alta, la Jefa del Servicio de Gestión Académica hará llegar al S.I.C. una copia del formulario por correo interno para que realice la baja en la aplicación.


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