Protección de datos personales

INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Información básica para inicio de la aplicación de matrícula

La recogida de datos se realiza para fines relacionados con la gestión académica y administrativa del expediente académico del/la estudiante. El responsable, la Universidad de Burgos únicamente hace uso de los datos con autorización del titular o para finalidades relacionadas con sus competencias definidas en la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. Asimismo, garantiza tus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación u oposición al trabamiento a través de las garantías y procedimientos con el soporte de dpd@ubu.es. Para conocer la información detallada sobre como tratamos tus datos visita la página web:  https://www.ubu.es/normativa/normativa-de-administracion-y-gestion-general-de-la-universidad/proteccion-de-datos

Información detallada sobre el tratamiento de datos (información completa)

(Principio de transparencia Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos) y Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales)

Para poder cumplir con los fines y objetivos que definen las Ley Orgánica de Universidades y los Estatutos de la Universidad de Burgos (UBU), debemos tratar la información personal y lo hacemos garantizando la seguridad y los derechos de nuestros estudiantes. Tras la lectura de este documento podrás saber cómo, por qué y para qué tratamos tus datos personales y cómo garantizamos tus derechos.

1. ¿Quién trata tus datos?

El responsable del tratamiento de sus datos es:

Responsable: Universidad de Burgos. Secretaría General.

Dirección Postal: Hospital del Rey s/n. 09001 Burgos.

Teléfono: 947258780

Correo electrónico: sec.secretariageneral@ubu.es

2. ¿Cómo puedes contactar con nuestro delegado de protección de datos?

El delegado de protección de datos es la persona encargada de supervisar que cumplimos las normas sobre protección de datos y ayudarte. Si tienes alguna duda o consulta sobre cómo tratamos los datos puedes contactar con el delegado de protección de datos en: dpd@ubu.es

3. ¿Para qué tratamos sus datos?

Tratamos datos para distintos fines:

3.1 Docencia y gestión académica y administrativa de tu expediente.

Usamos tus datos para actividades como confeccionar listas de estudiantes, hacer funcionar el aula virtual, y gestionar tus resultados académicos.

▪ Titulaciones online.

En titulaciones online, es necesaria la captación de imágenes o audios y el uso de sistemas de reconocimiento facial, para la validación de su identidad en las pruebas de evaluación.

▪ Titulaciones relacionadas con menores.

En titulaciones que impliquen contacto con menores debe presentarse un certificado negativo de antecedentes expedido por el Registro Central de Delincuentes Sexuales.

3.2 Gestión de la biblioteca.

Usamos datos personales para tu alta como usuario de biblioteca, el control del acceso a las instalaciones, el préstamo de libros y el control de su plazo de devolución.

3.3 Remisión de información institucional.

Usamos datos personales para remitirte información institucional de la Universidad de Burgos relativa a su actividad cultural, de divulgación de la ciencia y la cultura, así como aquellas de interés académico y relacionadas con la oferta formativa oficial, títulos propios, extensión universitaria y actividades complementarias.

3.4 Deportes.

Con tus datos controlamos tu acceso a los servicios e instalaciones, gestionamos el uso, o reserva de instalaciones deportivas y la realización de cursos y actividades en el marco del “Ubuabono deportivo”.

3.5 Empleabilidad.

Usamos datos personales para remitirte información sobre ofertas de empleo.

4.- ¿Con qué base legal tratamos tus datos?

4.1 Misiones de interés público (artículo 6.1.e RGPD) y o relación jurídica derivada de la matrícula (artículo 6.1.b) RGPD).

▪ Gestión académica.

Todos los usos de tus datos relacionados con la gestión académica y bibliotecaria y los necesarios para ayudarte a cursar tus estudios se recogen con carácter obligatorio para poder cumplir con las funciones que nos atribuye la Ley Orgánica de Universidades. Estas funciones tienen como misión principal la prestación del servicio público de educación superior y sirven adicionalmente para:

a) La creación, desarrollo, transmisión y crítica de la ciencia, de la técnica y de la cultura.

b) La preparación para el ejercicio de actividades profesionales que exijan la aplicación de conocimientos y métodos científicos y para la creación artística.

c) La difusión, la valorización y la transferencia del conocimiento al servicio de la cultura, de la calidad de la vida, y del desarrollo económico.

d) La difusión del conocimiento y la cultura a través de la extensión universitaria y la formación a lo largo de toda la vida.

e) Verificación de conocimientos de los estudiantes, en los términos definidos por el Reglamento de Evaluación de la Universidad de Burgos.

Importante: Con carácter general los datos requeridos obligatoriamente son imprescindibles para tu matriculación y gestión de tu expediente académico. Si no se facilitan no podrás formalizar la matrícula en la UBU.

4.2 Consentimiento

Los datos tratados con fines de empleabilidad se utilizan con el consentimiento del estudiante.

5. ¿Con quién compartimos sus datos?

Para gestionar tu expediente académico necesitamos ceder o compartir tus datos en distintos casos.

5.1 Cesiones de datos obligatorias.

A.-En virtud de la relación jurídica que estableces con tu matrícula (artículo 6.1.b RGPD).

▪ La domiciliación bancaria del pago de tu matrícula implica necesariamente ceder tus datos a nuestro operador bancario: Banco de Santander o La Caixa.

B.-En virtud de obligaciones legales (artículo 6.1.c) RGPD) y/o del ejercicio de nuestras potestades o funciones (artículo 6.1.e) RGPD).

B.1.-Nos conectamos electrónicamente a otras Administraciones Públicas salvo que marques la opción de oponerte en los siguientes casos:

• Registro Central de Delincuentes Sexuales.
• Agencia Tributaria: cruce de datos para la gestión de las becas y ayudas al estudio de la UBU.

B.2-Cedemos tus datos para el ejercicio de nuestras competencias o en virtud de una obligación legal.

- Al Ministerio de Educación y a la Consejería de Educación para el ejercicio de competencias en materia educativa.

• Expedición de títulos, de acuerdo con los previsto en la Ley 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades.
• Gestión de becas, de acuerdo con lo previsto en el Código de Becas y Ayudas al Estudio.
• Gestión de la internacionalización de la Educación Superior Española, en virtud del Reglamento (UE) 1288/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de diciembre de 2013 por el que se crea el programa “Erasmus +”.
• Remisión de las Tesis Doctorales en formato electrónico de acuerdo con el Real Decreto 99/2011, de 28 de enero, por el que se regulan las enseñanzas oficiales de Doctorado.
• Estadísticas, de acuerdo con lo previsto en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.

- A agencias de calidad (ANECA y ACSUCYL) para el cumplimiento de obligaciones legales     vinculadas a la calidad de la formación en cumplimiento de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades.

- En determinados casos, comunicaremos datos personales a instituciones que colaboran con la UBU para conseguir sus fines, como son la Fundación General de la Universidad o la Asociación de antiguos estudiantes (AlumniUBU).

- A otras universidades con motivos de traslados de expedientes o trámites similares.

- A jueces y tribunales que usualmente los requieren en procesos civiles relacionados con obligaciones de padres, madres o tutores legales, en procedimientos administrativos o en investigaciones penales.

- A las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en el ejercicio de sus competencias de investigación, requiriendo en su caso la correspondiente orden judicial.

- A los responsables de salud pública cuando deben adoptar medidas para prevenir epidemias, o en casos de enfermedades de infecciosas o de declaración obligatoria.

- Al seguro escolar en caso de materializarse una contingencia.

- A los servicios sanitarios en caso de enfermedad o accidente cuando existe interés vital de la persona.

C.-En virtud del consentimiento (artículo 6.1.a) RGPD).

- A entidades o empresas que realicen ofertas de empleo o prácticas.

5.2 Entidades que nos prestan servicios. Cesiones por convenio, contrato y encomienda de gestión para la enseñanza, ordenación y gestión académica, la impresión de títulos y Suplemento Europeo al Título, para los pagos de los precios públicos por servicios académicos y para la enseñanza docente:

• Banco de Santander para la emisión de tu carné universitario (tarjeta inteligente virtual). El prestador del servicio únicamente usa tus datos de identificación y fotografía para esta finalidad. La emisión de un carné con funciones bancarias se regirá por el contrato que voluntariamente suscribas.  
• SIGMA es la entidad encargada del desarrollo y mantenimiento del programa de gestión académica.
• SIGNE: impresión de títulos y Suplemento Europeo al Título.
• Entidades Financieras, para la gestión de los pagos de los precios públicos por servicios académicos.
• Centro Regional de Servicios Avanzados S.A.: para el mantenimiento de la plataforma virtual de enseñanza.

6. ¿Cuánto tiempo conservaremos los datos?

6.1 Docencia y gestión académica y administrativa de tu expediente.

Tus datos relacionados con resultados académicos se conservarán indefinidamente ya que es nuestra responsabilidad certificar tu expediente a lo largo de toda tu vida.

Los datos tratados en la docencia online, y en particular las eventuales grabaciones, se conservarán durante el periodo necesario para la evaluación conforme al  Reglamento de Evaluación de la Universidad de Burgos y al acuerdo del Consejo de Gobierno de la Universidad de Burgos de fecha 5 de junio de 2014, por el que se aprueba la evaluación virtual en los títulos oficiales impartidos en modalidad online.

6.2 Gestión de la biblioteca.

Los datos de gestión bibliotecaria se tratarán mientras subsista tu relación con la UBU. No obstante, cuando se incumpla el plazo de devolución o pueda exigirse algún tipo de responsabilidad los datos se conservarán durante el plazo de prescripción de la citada responsabilidad.

6.3 Deportes.

Tus datos se tratarán mientras subsista tu relación con la UBU y su servicio de deportes.

6.4 Empleabilidad.

Tus datos se tratarán mientras subsista tu relación con la UBU o revoques el consentimiento que hayas prestado en su caso.

6.5 Datos con valor histórico.

Te informamos que en aplicación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español podríamos algunos datos pueden ser conservados indefinidamente cuando se considere que poseen valor histórico.

7. ¿Cómo protegemos la información?

Como Administración pública, aplicamos las medidas técnicas y organizativas que nos dicta el Esquema Nacional de Seguridad. Este contempla una serie de recomendaciones para tratar de garantizar la seguridad de los sistemas de información y así evitar el robo, alteración o accesos no autorizados a datos.

En caso de subcontratación de servicios, exigiremos y velaremos para que el encargado del tratamiento aplique medidas análogas a las del Esquema Nacional de Seguridad.

8. ¿Qué derechos tienen nuestros usuarios?

Nuestros usuarios pueden solicitar a la Universidad de Burgos:

▪ El acceso a tus datos personales, por ejemplo, para consultarlos y asegurarse de que son correctos y actualizados.

▪ La rectificación de los datos para corregir errores o carencias. Si ejerces este derecho deberá indicarnos qué debemos rectificar y justificarlo si fuera necesario.

▪ La supresión de los datos cuándo consideres que no deberíamos seguir tratándolos. Es aconsejable que nos notifiques en este caso el porqué de su solicitud.

 ▪ La limitación de su tratamiento, para que los conservemos bloqueados en garantía de tus derechos.

▪ Cuando hayamos tratado sus datos en virtud de una base legal distinta de su autorización, puedes también oponerte a que los tratemos. En tal caso, es conveniente que nos aportes tus razones para ello a fin de que podamos valorar su solicitud.

▪ Cuando ello sea posible de acuerdo con las condiciones de la legislación puedes solicitar el derecho a la portabilidad de los datos, con la finalidad de que te entreguemos los mismos en un formato compatible con otros sistemas.

▪ Si se prestó consentimiento libremente para que tratemos sus datos, podrás retirarlo del mismo modo.

9. ¿Cómo puedes ejercer tus derechos?

Desde tu cuenta de correo electrónico de la Universidad de Burgos puedes escribir a dpd@ubu.es. No olvides, incluir documentación justificativa si fuera necesaria.

Puedes presentar un escrito dirigido a:

Universidad de Burgos.

Secretaría General.

Hospital del Rey s/n.

09001 Burgos.

En este caso deberás aportar copia de un documento oficial que te identifique (NIF-NIE, Pasaporte), y si fuera necesaria, documentación acreditativa de la solicitud. En caso de representar a una persona menor o incapacitada deberá acreditarse la representación.

10. ¿Quién garantiza tus derechos? ¿Ante quién puedes reclamar?

En caso de que desees presentar una reclamación u obtener información adicional sobre la regulación del tratamiento de datos personales en España, la autoridad competente es la Agencia Española de Protección de Datos (Jorge Juan, 6 28001-Madrid).

11. Datos estadísticos.

Los datos estadísticos que requerimos se tratan con posterioridad de modo anónimo para los fines previstos por la legislación sobre estadística pública. Responder con veracidad a las preguntas nos ayuda a proporcionar mejores servicios y a la toma de decisiones en materias como la oferta académica, la movilidad o la gestión de nuestros campus.

INFORMACIÓN EN NUESTRA WEB SOBRE EL TRATAMIENTO.

También dispone de la información de protección de datos del tratamiento en nuestra página web: https://www.ubu.es/normativa/normativa-de-administracion-y-gestion-general-de-la-universidad/proteccion-de-datos