Es un instrumento que recoge el conjunto de normas de conservación y acceso establecidas para cada uno de los expedientes y documentos en las diferentes fases de su ciclo de vida.
El Calendario permite la consecución de una serie de objetivos:
- La identificación de las series generadas o gestionadas por las unidades administrativas
- La identificación de documentos esenciales para su correcta gestión y conservación
- La solución a problemas de espacio o dificultad a la hora de realizar búsquedas pertinentes
- La aplicación de los plazos de accesibilidad establecidos específicamente para cada tipo documental
- La regulación de la eliminación de documentos tanto en los archivos de gestión como en el intermedio
- El establecimiento de soportes para cada tipo documental que integra la serie
Los elementos que integran el calendario de conservación de documentos de la Universidad de Burgos son:
- Nº de la norma
- Denominación de la serie
- Clasificación: código y título de la serie según el Cuadro de Clasificación de la UBU
- Procedencia: unidad administrativa principal que transfiere la documentación
- Fecha del acuerdo de la Comisión de Archivo
- Conservación
- Archivos de gestión: periodo de tiempo en el que la documentación debe conservarse en la unidad productora
- Archivo Intermedio: plazo durante el cual la documentación mantiene su valor administrativo
- Archivo histórico: disposición final de la documentación según sus valores informativo e histórico: eliminación total, conservación total o conservación parcial
- Documentos esenciales son señalados mediante un (*) aquéllos documentos que contienen valores jurídicos e informativos permanentes, básicos para el análisis de la evolución de la institución y su ámbito de influencia
- Soporte de sustitución, si se considera necesario
- Acceso
- Restringido
- 25 años o más
- Exige informe previo
- Libre acceso
- Informe del Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León
Los acuerdos de la Comisión de Archivo serán remitidos al Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León para su informe. Dicho informe será preceptivo pero no vinculante, y se hará constar un resumen de éste en el Calendario de conservación.
Ficheros adjuntos:
Última actualización: 10 de Febrero de 2020