Calendario de conservación

Es un instrumento que recoge el conjunto de normas de conservación y acceso establecidas para cada uno de los expedientes y documentos en las diferentes fases de su ciclo de vida.

El Calendario permite la consecución de una serie de objetivos:

• La identificación de las series generadas o gestionadas por las unidades administrativas
• La identificación de documentos esenciales para su correcta gestión y conservación
• La solución a problemas de espacio o dificultad a la hora de realizar búsquedas pertinentes
• La aplicación de los plazos de accesibilidad establecidos específicamente para cada tipo documental
• La regulación de la eliminación de documentos tanto en los archivos de gestión como en el intermedio
• El establecimiento de soportes para cada tipo documental que integra la serie 

Los elementos que integran el calendario de conservación de documentos de la Universidad de Burgos son:

• Nº de la norma
• Denominación de la serie
• Clasificación: código y título de la serie según el Cuadro de Clasificación de la UBU
• Procedencia: unidad administrativa principal que transfiere la documentación
• Fecha del acuerdo de la Comisión de Archivo
• Conservación
  • Archivos de gestión: periodo de tiempo en el que la documentación debe conservarse en la unidad productora
  • Archivo Intermedio: plazo durante el cual la documentación mantiene su valor administrativo
  • Archivo histórico: disposición final de la documentación según sus valores informativo e histórico: eliminación total, conservación total o conservación parcial
• Documentos esenciales  son señalados mediante un (*) aquéllos documentos que contienen valores jurídicos e informativos permanentes, básicos para el análisis de la evolución de la institución y su ámbito de influencia
• Soporte de sustitución, si se considera necesario
• Acceso
  • Restringido
  • 25 años o más
  • Exige informe previo
  • Libre acceso
• Informe del Consejo de Archivos de Castilla y León

Los acuerdos de la Comisión de Archivo serán remitidos al Consejo de Archivos de Castilla y León para su informe. Dicho informe será preceptivo pero no vinculante, y se hará constar un resumen de éste en el Calendario de conservación.