Usuarios externos
¿Cómo llego al Archivo General?
¿Quién puede consultar los documentos del Archivo?
¿Qué tengo que hacer para consultar documentos?
¿Puedo consultar cualquier tipo de documento que conserve el Archivo?
¿Dónde solicito certificados de mis estudios?
¿Puedo solicitar el préstamo de una tesis?
¿Puedo consultar documentos a través de la página Web?
¿Se pueden hacer consultas por teléfono o correo electrónico?
Usuarios internos
¿Qué documentación debo transferir al Archivo y cuándo debo enviarla?
¿Cómo preparo la documentación para enviar al archivo?
¿Cómo se rellena el formulario de transferencias?
¿Qué hago si necesito un documento que he enviado al Archivo?
¿Puedo pedir documentos de otros servicios?
¿Cuánto tiempo puedo tener los documentos en préstamo?
¿Cómo llego al Archivo General? El Archivo se encuentra en la planta baja de la Biblioteca Universitaria. Plaza Infanta Doña Elena s/n 09001 Burgos El horario de atención al público es de 9 a 15 h. de lunes a viernes. ¿Quién puede consultar los documentos del Archivo? Cualquier ciudadano previa presentación del documento nacional de identidad, pasaporte o tarjeta del país de procedencia. ¿Qué tengo que hacer para consultar documentos? Cumplimentar una solicitud que se proporciona en el mismo Archivo, y presentar un documento de identidad. ¿Puedo consultar cualquier tipo de documento que conserve el Archivo? Sí, siempre que se cumplan los requisitos de acceso que marca la Ley, fundamentar la consulta y demostrar el interés legítimo. Quedan excluidos aquellos documentos cuya difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad del Estado, la averiguación de delitos y la intimidad de las personas. ¿Se pueden solicitar copias? Si, siempre que la cantidad de copias permita al personal del Archivo servirlas sin dificultad, y que su estado de conservación no desaconseje la manipulación de los documentos, se autorizan las reproducciones digitales. ¿Dónde solicito certificados de mis estudios? En el Archivo no. Deberás ponerte en contacto con la Secretaría de tu Facultad o Escuela, o con el Servicio de Gestión Académica. ¿Puedo solicitar el préstamo de una tesis? No, pero puedes consultar las tesis autorizadas que se encuentran depositadas en la Biblioteca de la Universidad o en el Repositorio Institucional. ¿Puedo consultar documentos a través de la página Web? Lo sentimos, de momento no tenemos digitalizados los documentos susceptibles de difundir a través de nuestra página Web. ¿Se pueden hacer consultas por teléfono o correo electrónico? Por supuesto. Estamos a tu disposición en los teléfonos 947259057 y 947259059. Nuestro e-mail: archivo@ubu.es
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¿Qué documentación debo transferir al Archivo y cuándo debo enviarla? Se debe transferir aquella documentación cuyo trámite haya terminado, su frecuencia de consulta sea escasa y haya cumplido el plazo en las oficinas. Dicho plazo de conservación viene fijado por la Comisión de Archivo. Si la serie no se ha valorado todavía, hay un plazo general de cinco años. Ponte en contacto con el personal del Archivo para establecer una fecha adecuada en el calendario de transferencias o para avisar de su próximo envío. ¿Cómo preparo la documentación para enviar al archivo? Se recomienda que esta tarea la realicen personas que conocen la documentación. Debe estar perfectamente organizada en las cajas y carpetas normalizadas del Archivo. Recuerda que previamente tendrás que: • Eliminar los documentos que no deben pasar al Archivo. Documentos que si bien, ayudan a la gestión administrativa, su valor es meramente informativo y a corto plazo: copias, boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones, informes elaborados por otras instituciones, etc. • Eliminar los elementos nocivos para su conservación: clips, gomas, post-it, fundas de plástico… ¿Cómo se rellena el formulario de transferencias? Consigna los datos de la unidad administrativa responsable de la documentación, la denominación y código de la serie a la que pertenece, el número de cada una de las cajas transferidas y su contenido. Anota en las cajas, a lápiz, el número consecutivo de cada una de ellas, que asocie la información de la relación de entrega. Envía la relación de entrega por e-mail al Archivo (archivo@ubu.es). ¿Cómo envío la documentación? Ponte en contacto con el Servicio de Correo Interno para que recoja la documentación y la traslade al Archivo. ¿Qué hago si necesito un documento que he enviado al Archivo? Ponte en contacto con el personal del Archivo y te lo serviremos en préstamo con la mayor brevedad posible. Puedes hacerlo por teléfono (947259057 y 947259059) o a través del correo electrónico archivo@ubu.es También puedes utilizar el formulario de Solicitud de préstamo ¿Puedo pedir documentos de otros servicios? No. Solo se puede consultar y solicitar en préstamo la documentación transferida por tu servicio/unidad. Podrás pedirlo a través del servicio responsable de esa documentación. ¿Cuánto tiempo puedo tener los documentos en préstamo? El tiempo que se vaya a necesitar. Recomendamos que en caso de reactivación de un expediente, o cuando se vaya a utilizar más de tres meses, se lo comuniques al personal del Archivo para que no te reclamen esos documentos.
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