Según lo establecido en la LEY 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, a partir del 15 de enero de 2015 los proveedores, cuando presten servicios o provean de bienes, tienen la obligación de expedir facturas electrónicas siempre que las emitan a la Universidad de Burgos, CIF Q 0968272 E.
Esta obligatoriedad está referida a:
a) Sociedades anónimas;
b) Sociedades de responsabilidad limitada;
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones temporales de empresas;
f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
No obstante, la Universidad de Burgos excluye de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe total sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores con sede fiscal fuera del territorio español hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
Las facturas electrónicas que se remitan deberán tener un formato estructurado y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
Para la recepción de las facturas electrónicas la Universidad de Burgos se ha adherido al Punto general de entrada de facturas electrónicas creado por la Administración General del Estado: FACE.
Todas las empresas que confeccionen una factura electrónica destinada a la Universidad de Burgos deben identificar, debidamente codificado, el destinatario con, al menos, tres campos obligatorios:
- Oficina Contable. Es el campo donde se mostrará el código y descripción identificativo de la unidad que tiene atribuida la función de contabilidad en la Universidad y que también es competente para la gestión del registro contable de facturas.
- Órgano Gestor. Es el campo donde se mostrará el código y descripción identificativo de la unidad a la que corresponde la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto.
- Unidad Tramitadora. Es el campo donde se mostrará el código y descripción de la unidad responsable de la tramitación de los expedientes.
- Órgano proponente. (opcional) Es el campo donde se mostrará el código y descripción identificativo de la unidad que solicitó el gasto. En este campo se incluirá el código de la clasificación orgánica a la que se imputará el gasto. El solicitante del gasto deberá indicar, al proveedor, en la petición del mismo, la clave orgánica identificativa a la que se imputará dicho gasto.
En la actualidad la tabla que contiene los códigos identificativos es la siguiente
